Neste guia
Porquê assinar documentos PDF eletronicamente?
Assinar um PDF eletronicamente significa adicionar a sua assinatura diretamente ao documento digital, em vez de o imprimir, assinar com caneta e voltar a digitalizá-lo. A maioria dos editores de PDF e muitas apps de documentos fazem isto: desenha ou escreve a sua assinatura, coloca-a na página e guarda o ficheiro.
É comum em contratos de arrendamento e de prestação de serviços, contratos de trabalho, candidaturas e inscrições, declarações de consentimento, orçamentos e formulários do dia a dia. Muitos destes documentos aceitam uma assinatura eletrónica simples; alguns exigem legalmente mais, como se explica abaixo.
Sem imprimir
Sem impressora, sem tinta, sem ir a um digitalizador: o documento continua digital do início ao fim.
Processos mais rápidos
Um contrato pode ser assinado e devolvido em minutos, em vez de dias por correio.
Fácil de partilhar
O PDF assinado segue de imediato por e-mail ou portal de envio, num formato que todos conseguem abrir.
Menos papel
Menos impressões e envelopes, sobretudo em documentos que só precisam de uma assinatura numa página.
Organização mais simples
Os documentos assinados vão logo para o seu arquivo digital, pesquisáveis e com cópia de segurança.
Como assinar um PDF – passo a passo
Os passos exatos dependem da aplicação, mas a maioria das ferramentas de assinatura funciona assim:
Abra o PDF num editor de PDF ou numa app de assinatura
Use uma aplicação que consiga adicionar assinaturas a PDF. Muitos visualizadores e editores de PDF e digitalizadores de documentos incluem esta função.
Encontre a função de assinatura
Procure uma opção como «Assinar», «Preencher e assinar» ou um ícone de caneta. Em algumas apps está em «Ferramentas».
Crie a sua assinatura
Conforme a ferramenta, desenha-a com o dedo ou uma caneta digital, escreve o seu nome ou importa uma imagem da sua assinatura. Muitas apps guardam-na para a próxima vez.
Posicione a assinatura
Arraste a assinatura para a linha de assinatura ou para o campo onde deve ficar. Aumente o zoom para a colocar com precisão.
Ajuste o tamanho
Redimensione-a para que caiba na linha e pareça natural ao lado do texto impresso, nem minúscula nem por cima de outro conteúdo.
Guarde o PDF assinado
Guarde o resultado, de preferência como cópia, para manter o original sem assinatura caso precise de corrigir alguma coisa.
Reveja o documento guardado
Abra novamente o ficheiro guardado e confirme que a assinatura aparece no sítio certo, na página certa.
Com documentos em papel, a ordem habitual é: digitalizar o documento para PDF, juntar os ficheiros relacionados, como um contrato e os seus anexos, e assinar no fim. Assinar no fim garante que a assinatura abrange o documento final e que não são acrescentadas páginas depois.
Diferentes formas de adicionar uma assinatura a um PDF
As ferramentas de assinatura oferecem métodos diferentes. Na página parecem semelhantes, mas não são iguais:
Desenhar uma assinatura manuscrita
Desenha a sua assinatura no ecrã. Parece familiar e pessoal, mas tecnicamente é uma imagem colocada na página.
Escrever o seu nome
A ferramenta transforma o nome que escreve numa assinatura, muitas vezes com um tipo de letra manuscrito. Rápido, mas ainda menos pessoal do que uma assinatura desenhada.
Importar uma imagem da assinatura
Fotografa ou digitaliza a sua assinatura em papel e insere a imagem. Guarde bem esse ficheiro: quem o tiver pode colá-lo em documentos.
Assinatura digital com certificado
O PDF é assinado criptograficamente com um certificado pessoal. Comprova quem assinou e mostra se o documento foi alterado depois.
Estes métodos não oferecem as mesmas garantias de segurança nem as mesmas garantias legais. Os três primeiros são assinaturas visuais: mostram que alguém adicionou uma assinatura, mas não comprovam de forma fiável quem foi nem se o documento mudou depois. Só as assinaturas baseadas em certificado acrescentam essa prova técnica.
Assinatura eletrónica vs. assinatura digital
Uma assinatura eletrónica é qualquer assinatura em formato eletrónico que uma pessoa usa para assinar: uma assinatura desenhada, um nome escrito, uma imagem digitalizada ou uma caixa «Aceito» assinalada. Mostra a intenção de assinar, mas, por si só, diz pouco sobre quem assinou.
Uma assinatura digital, no sentido técnico, é uma assinatura criptográfica baseada num certificado. O software de assinatura calcula uma impressão digital do documento e cifra-a com a chave privada do signatário. O certificado correspondente, emitido por um prestador de serviços de confiança depois de verificar a identidade do signatário, permite a qualquer pessoa validar a assinatura. Se um único carácter do documento for alterado depois, a validação falha.
| Aspeto | Assinatura eletrónica (desenhada, escrita, imagem) | Assinatura digital com certificado |
|---|---|---|
| O que é | Uma marca visível na página | Dados criptográficos integrados no PDF, muitas vezes com um carimbo visível |
| Comprova a identidade do signatário | Não, por si só | Sim, através do certificado |
| Mostra alterações posteriores ao documento | Não | Sim |
| Do que precisa | Uma app de PDF | Um certificado ou serviço de assinatura de um prestador de serviços de confiança |
| Uso típico | Acordos e formulários do dia a dia | Contratos e documentos com requisitos legais mais exigentes |
É por isso que colocar uma imagem da assinatura num PDF não garante, por si só, uma verificação criptográfica: a imagem pode ser copiada e o documento pode ser editado depois sem deixar qualquer rasto visível.
Os PDF assinados eletronicamente têm validade legal?
Em muitos países, as assinaturas eletrónicas são reconhecidas por lei, e uma assinatura eletrónica simples pode bastar para muitos contratos do dia a dia. Se basta num caso concreto depende da jurisdição, do tipo de documento e do que a outra parte aceita.
Assinaturas eletrónicas segundo o eIDAS
Na União Europeia, o Regulamento eIDAS (UE) n.º 910/2014 distingue três níveis:
- Assinatura eletrónica simples: quaisquer dados em formato eletrónico usados para assinar, como uma assinatura desenhada ou escrita. Não lhe podem ser negados efeitos legais só por ser eletrónica, mas o seu valor probatório pode ser reduzido.
- Assinatura eletrónica avançada: associada de forma inequívoca ao signatário e capaz de o identificar, criada com meios sob o seu controlo exclusivo e ligada ao documento de modo que qualquer alteração posterior seja detetável.
- Assinatura eletrónica qualificada: uma assinatura avançada baseada num certificado qualificado e criada com um dispositivo qualificado de criação de assinaturas. Em toda a UE tem o mesmo efeito legal que uma assinatura manuscrita.
Alguns documentos exigem uma forma específica: conforme o país, certos contratos ou declarações têm de ser assinados à mão em papel, com uma assinatura eletrónica qualificada ou perante notário. Uma assinatura desenhada num PDF não equivale, portanto, em todos os casos a uma assinatura manuscrita em papel.
Este guia oferece informação geral e não constitui aconselhamento jurídico. Em caso de dúvida, pergunte ao destinatário que forma de assinatura aceita ou procure aconselhamento jurídico profissional.
Como assinar PDF sem enviar documentos sensíveis
Os documentos que assinamos estão muitas vezes entre os mais sensíveis que temos: contratos de trabalho, documentos bancários e de crédito, contratos de arrendamento, consentimentos médicos e outros formulários pessoais. O sítio onde a assinatura acontece importa.
| Aspeto | Serviço de assinatura online | App de assinatura local |
|---|---|---|
| Onde o documento é processado | Nos servidores do fornecedor | No seu dispositivo |
| Envio necessário | Sim | Não |
| Verificação de identidade e registo de auditoria | Muitas vezes disponível | Normalmente não |
| Ligação à internet | Necessária | Não é necessária para assinar |
Serviços online para assinar PDF
As plataformas de assinatura carregam o seu documento para os servidores delas e enviam-no a todas as partes. Em troca, muitas oferecem verificação de identidade, registos de auditoria ou assinaturas avançadas e qualificadas, que podem ser exatamente o que um contrato exige. O documento fica então guardado pelo fornecedor, por isso verifique onde e durante quanto tempo.
Apps locais para assinar PDF
As apps que assinam no seu dispositivo mantêm o documento lá; nada é enviado para assinar. Isso protege o conteúdo, mas o processamento local não verifica quem assinou nem torna, por si só, uma assinatura legalmente conforme. É uma boa opção para documentos do dia a dia que aceitam uma assinatura simples.
Problemas comuns ao assinar PDF
A maioria dos problemas de assinatura resolve-se depressa:
Assinatura no sítio errado
Aumente o zoom antes de a colocar e confirme o número da página. Muitas apps permitem arrastar a assinatura de novo até guardar.
Assinatura demasiado grande ou pequena
Use o controlo de redimensionamento para a ajustar à altura da linha de assinatura. Desenhe a assinatura em grande: é mais fácil reduzir do que ampliar.
O PDF está protegido por palavra-passe
Os PDF protegidos muitas vezes não podem ser editados. Abra o ficheiro com a palavra-passe e remova a proteção, se tiver autorização para isso, e depois assine.
O documento assinado não pode ser editado
Muitas vezes é intencional: as assinaturas com certificado bloqueiam o conteúdo e as assinaturas visuais podem ser fundidas com a página. Faça as alterações antes de assinar ou edite uma cópia do original sem assinatura.
A assinatura desaparece depois de guardar
Algumas ferramentas adicionam a assinatura como anotação, que outros visualizadores ocultam ou que se perde quando o ficheiro é guardado noutro sítio. Grave a assinatura no próprio documento (por vezes chamado «achatar») e reabra o ficheiro para confirmar.
O destinatário exige uma assinatura qualificada
Uma assinatura desenhada não pode ser convertida. Para esse documento, use um prestador qualificado de serviços de confiança ou a plataforma de assinatura do destinatário.
Em breve
Assinar documentos PDF com o PDFDocify
O PDFDocify, o digitalizador de documentos e app de PDF da SlickLab pensado para funcionar offline, que está a ser preparado para o lançamento, inclui uma ferramenta de assinaturas manuscritas. Desenha a sua assinatura uma vez com o dedo, a preto ou azul, e a app guarda-a no seu dispositivo para a próxima vez. Depois, coloca-a em qualquer página de um PDF digitalizado ou importado, arrasta-a para o sítio certo, redimensiona-a e guarda o resultado com «Guardar como cópia» ou «Substituir o original»; em ambos os casos, a assinatura passa a fazer parte fixa da página. É uma assinatura visual e manuscrita: o PDFDocify não cria assinaturas digitais com certificado nem verifica identidades, por isso, para documentos que exigem uma assinatura avançada ou qualificada, use um serviço de assinatura certificado. A assinatura faz parte do PDFDocify Premium.
Incluído gratuitamente
- Digitalização ilimitada
- Deteção automática de contornos e correção de perspetiva
- Filtros: Auto, Preto e branco, Tons de cinzento, Cor, Original
- PDF com várias páginas: reordene, rode e elimine páginas
- Importe fotografias da sua galeria
- Biblioteca de documentos com pastas, pesquisa e ordenação
- Partilhe e exporte PDF para qualquer app
PDFDocify Premium
- OCR offline: copie e pesquise texto
- PDF pesquisáveis
- Juntar PDF
- Comprimir PDF
- Assinaturas manuscritas
- Proteção com palavra-passe
- Processamento em lote
As suas assinaturas e documentos ficam no seu dispositivo; nada é enviado. Nos PDF protegidos por palavra-passe é preciso remover primeiro a palavra-passe. A ligação à internet só é necessária para compras na app.
Perguntas frequentes
Como posso assinar um PDF sem o imprimir?
Abra o PDF numa app com função de assinatura, desenhe ou escreva a sua assinatura, arraste-a para a linha de assinatura, ajuste o tamanho e guarde o ficheiro. O PDF assinado pode depois ser devolvido diretamente por e-mail ou por upload.
Posso desenhar a minha assinatura num PDF?
Sim. Muitas apps de PDF permitem desenhar a assinatura com o dedo, uma caneta digital ou o rato e colocá-la no documento. Legalmente, conta como assinatura eletrónica simples, o que serve para muitos documentos, mas não para todos.
Uma assinatura eletrónica é juridicamente vinculativa?
Muitas vezes sim, mas depende da jurisdição e do documento. Na UE, uma assinatura eletrónica simples não pode ser recusada só por ser eletrónica, mas apenas uma assinatura eletrónica qualificada tem o mesmo efeito legal que uma assinatura manuscrita. Alguns documentos exigem uma forma específica. Em caso de dúvida, pergunte ao destinatário ou procure aconselhamento jurídico.
Qual é a diferença entre assinatura eletrónica e assinatura digital?
«Assinatura eletrónica» é o termo geral para qualquer assinatura em formato eletrónico, incluindo uma desenhada ou escrita. Uma assinatura digital é uma assinatura criptográfica baseada num certificado, capaz de comprovar quem assinou e se o documento foi alterado depois.
Posso assinar um PDF sem ligação à internet?
Sim, com uma app que assine no seu dispositivo. As assinaturas desenhadas ou escritas não precisam de ligação. As assinaturas com certificado e as qualificadas normalmente precisam, porque envolvem um prestador de serviços de confiança. O PDFDocify adiciona assinaturas manuscritas offline.
Posso editar um PDF depois de o assinar?
Tecnicamente, por vezes sim, mas não deve: alterações depois da assinatura tornam pouco claro o que foi assinado e invalidam as assinaturas com certificado. Faça todas as alterações primeiro e assine no fim. Se algo tiver de mudar, edite o original sem assinatura e assine de novo.
Conclusão
Assinar um PDF eletronicamente leva apenas alguns passos: abrir o documento, criar a assinatura, colocá-la e ajustar o tamanho, guardar e verificar o resultado. Escolha o método adequado ao documento: uma assinatura desenhada serve para muitos acordos do dia a dia, enquanto contratos com requisitos mais exigentes podem precisar de uma assinatura avançada ou qualificada. Se procura uma app que digitaliza, organiza e assina à mão os seus documentos, offline e sem envios, conheça o PDFDocify e inscreva-se na lista de espera para o lançamento.
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