Neste guia
Porquê digitalizar documentos offline?
Digitalizar documentos offline significa que o seu telemóvel captura a página, processa a imagem e cria o PDF sozinho, sem enviar nada para um servidor. Só precisa de uma app de digitalização que faça o processamento localmente; não é necessária ligação à internet. Isso reduz a dependência de serviços na nuvem e mantém o documento no seu dispositivo, a não ser que decida partilhá-lo.
Isto conta sobretudo para os documentos que mais se digitalizam, porque contêm dados pessoais:
Documentos de identificação
Cartões de cidadão, passaportes e autorizações de residência contêm tudo o que é preciso para se fazer passar por alguém.
Contratos de seguro
Apólices e participações revelam a sua morada, saúde, bens e números de apólice.
Documentos financeiros
Extratos bancários, declarações de IRS e recibos de vencimento mostram rendimentos, números de conta e despesas.
Documentos médicos
Diagnósticos, receitas e relatórios médicos estão entre os dados pessoais mais sensíveis.
Contratos de trabalho
Contratos e cartas de referência incluem dados salariais, dados pessoais e assinaturas.
Correspondência pessoal
Cartas de entidades públicas, advogados ou familiares não dizem respeito a mais ninguém.
Como digitalizar documentos sem ligação à internet
Digitalizar offline funciona como uma digitalização normal, com algumas verificações para garantir que nada depende de uma ligação:
Escolha um digitalizador com processamento offline
Procure um digitalizador de documentos que diga claramente que a digitalização e a criação do PDF acontecem no dispositivo. A política de privacidade deve dizer o mesmo.
Confirme que as funções trabalham sem internet
Ative o modo de voo e faça uma digitalização de teste. Algumas apps só funcionam offline para a captura básica, enquanto os filtros, o reconhecimento de texto ou o guardar precisam de ligação.
Abra a app de digitalização
Inicie uma nova digitalização. Se a app lhe pedir primeiro para iniciar sessão ou criar uma conta, é sinal de que depende de serviços online.
Coloque o documento numa superfície plana
Pouse a página sobre um fundo uniforme e contrastante, com boa luz.
Capture o documento
Segure o telemóvel paralelo à página e deixe a app tirar a fotografia, ou toque no botão do obturador.
Ajuste as margens e a perspetiva
Verifique os cantos detetados e corrija-os se necessário, para que a página fique direita e totalmente visível.
Aplique filtros de melhoria, se necessário
Escolha um filtro, como preto e branco ou cor, para que o texto fique bem legível.
Guarde o documento como PDF localmente
Guarde a digitalização no seu dispositivo. Se quiser que o ficheiro fique apenas no dispositivo, confirme que não o está a guardar automaticamente numa pasta sincronizada com a nuvem.
Confirme onde o documento está guardado
Veja onde foi parar o PDF: na app, nos ficheiros do dispositivo ou numa pasta que sincroniza com um serviço na nuvem.
Algumas aplicações precisam de uma transferência ou configuração única antes de as funções offline funcionarem, por exemplo um componente de digitalização ou um modelo de idioma para o reconhecimento de texto. Abra o digitalizador uma vez com ligação e depois teste-o em modo de voo. O essencial de uma boa digitalização está em Como digitalizar documentos para PDF.
Digitalização de documentos offline vs. na nuvem
Na digitalização offline, o documento é processado no seu dispositivo, as funções principais trabalham sem ligação e não é preciso enviar nada para digitalizar. Na digitalização na nuvem, parte do processamento pode acontecer em servidores remotos, pode ser necessário acesso à internet e os documentos podem ser enviados para processamento, sincronização ou armazenamento.
| Aspeto | Digitalização offline | Digitalização na nuvem |
|---|---|---|
| Ligação à internet | Não é necessária para digitalizar | Muitas vezes necessária |
| Onde é feito o processamento | No seu dispositivo | Parcial ou totalmente em servidores remotos |
| Onde ficam os ficheiros | No seu dispositivo, a não ser que os mova | Muitas vezes numa conta online, por vezes além do dispositivo |
| Questões de privacidade | Menos cópias; a proteção depende do seu dispositivo | Depende das regras de segurança, conservação e acesso do fornecedor |
| Vantagem típica | Funciona em qualquer lado, os documentos ficam consigo | Acesso a partir de vários dispositivos, sincronização automática |
Muitas apps seguem uma abordagem híbrida: digitalizam no dispositivo, mas oferecem sincronização na nuvem, reconhecimento de texto online ou links de partilha. Não há nada de errado nisso, mas deve saber o que acontece onde e poder desativar o que não quer.
O que acontece aos seus documentos quando os digitaliza?
Para onde vai uma digitalização depois de a capturar depende inteiramente da aplicação. Estes são os pontos a verificar:
- Armazenamento local no dispositivo: o PDF é guardado na app ou nos ficheiros do dispositivo e fica lá até o mover, partilhar ou eliminar.
- Sincronização com a nuvem: algumas apps copiam automaticamente cada digitalização para uma conta online, o que é prático, mas cria uma cópia fora do seu dispositivo.
- Processamento temporário em servidores: funções como o reconhecimento de texto online podem enviar uma página por pouco tempo, mesmo que o resultado fique guardado localmente.
- Cópias de segurança automáticas: a cópia de segurança do sistema do seu dispositivo pode incluir dados de apps e documentos, conforme as suas definições.
- Integrações de terceiros: enviar uma digitalização para um serviço de armazenamento, um e-mail ou uma app de mensagens passa-a para esse serviço.
- Permissões da aplicação: o acesso à câmara, às fotos, aos ficheiros ou aos contactos determina aquilo a que uma app consegue chegar no seu dispositivo.
Leia a política de privacidade de uma app e verifique as definições para saber onde os documentos são processados e guardados. Uma app de confiança explica isto em linguagem simples e permite desativar a sincronização e outras funções online.
Como proteger documentos digitalizados sensíveis
Digitalizar offline é uma parte da proteção dos documentos. Estes hábitos tratam do resto:
Use um bloqueio de ecrã
Um PIN, uma palavra-passe ou um bloqueio biométrico é a primeira barreira se perder o telemóvel ou se lho roubarem.
Mantenha as apps atualizadas
As atualizações do sistema operativo e das apps corrigem falhas de segurança.
Reveja as permissões das apps
Dê às apps de digitalização apenas o acesso de que precisam: normalmente a câmara e, se importar imagens, as fotos selecionadas.
Evite partilhas desnecessárias
Cada cópia que envia é uma cópia que deixa de controlar. Partilhe apenas o que o destinatário precisa mesmo.
Conheça as definições de cópia de segurança
Verifique se o seu dispositivo ou as suas apps fazem cópias de segurança dos documentos para uma nuvem e decida se é isso que quer.
Use proteção com palavra-passe
Cifre com palavra-passe os PDF especialmente sensíveis antes de os partilhar, quando for possível e adequado. Veja como proteger um PDF com palavra-passe.
Elimine cópias desnecessárias
Remova digitalizações antigas, duplicados e cópias partilhadas de que já não precisa, com a função de eliminar da app, quando existir.
Confirme os destinatários
Verifique duas vezes os endereços de e-mail e os contactos de conversa antes de enviar documentos sensíveis.
Digitalizar offline é um componente da segurança dos documentos, não uma solução de segurança completa: um documento num dispositivo desbloqueado e desatualizado, ou num e-mail enviado à pessoa errada, não está seguro, seja qual for a forma como foi digitalizado.
É possível digitalizar documentos offline com OCR?
Sim, se a app reconhecer o texto no dispositivo. Alguns motores de OCR funcionam localmente e leem o texto diretamente no seu telemóvel; outros enviam a imagem para um servidor e devolvem o texto reconhecido.
- OCR local: funciona sem ligação e mantém o documento no seu dispositivo; as capacidades dependem da app e dos modelos de reconhecimento instalados.
- OCR em servidor: pode oferecer funções avançadas, mas precisa de ligação e de enviar a sua página.
A disponibilidade do OCR offline depende da aplicação, dos modelos de idioma que seja preciso instalar e das funções que suporta. O nosso guia Como extrair texto de documentos digitalizados explica o OCR em pormenor.
Juntando tudo, um processo atento à privacidade pode ficar no seu dispositivo do início ao fim: digitalize o documento offline, reconheça o texto localmente, adicione a sua assinatura no dispositivo e proteja o PDF com palavra-passe antes de o partilhar.
Em breve
Digitalização de documentos offline com o PDFDocify
O PDFDocify, o digitalizador de documentos da SlickLab que está a ser preparado para o lançamento, foi pensado para funcionar offline. A digitalização, a deteção de margens e a correção de perspetiva, os filtros, a criação de PDF e a lista de documentos com pastas e pesquisa funcionam no seu dispositivo e sem ligação à internet, e não é preciso criar conta. Depois de desbloqueadas, as ferramentas Premium (reconhecimento de texto, juntar, comprimir, assinaturas manuscritas e proteção com palavra-passe) também funcionam offline. Os seus documentos ficam guardados na app, no seu dispositivo; o PDFDocify não tem sincronização própria com a nuvem, e os ficheiros só saem do dispositivo quando os partilha ou exporta.
Incluído gratuitamente
- Digitalização ilimitada
- Deteção automática de contornos e correção de perspetiva
- Filtros: Auto, Preto e branco, Tons de cinzento, Cor, Original
- PDF com várias páginas: reordene, rode e elimine páginas
- Importe fotografias da sua galeria
- Biblioteca de documentos com pastas, pesquisa e ordenação
- Partilhe e exporte PDF para qualquer app
PDFDocify Premium
- OCR offline: copie e pesquise texto
- PDF pesquisáveis
- Juntar PDF
- Comprimir PDF
- Assinaturas manuscritas
- Proteção com palavra-passe
- Processamento em lote
O PDFDocify liga-se à internet em alguns casos: para compras na app e para verificar o seu estado Premium (com um ID anónimo), quando decide enviar a sua opinião e, em alguns dispositivos, uma vez para transferir o componente de digitalização do sistema antes da primeira digitalização. Conforme as suas definições, a cópia de segurança do sistema do dispositivo pode incluir dados da app.
Perguntas frequentes
Posso digitalizar documentos sem ligação à internet?
Sim, com uma app de digitalização que processe as páginas no seu dispositivo. Teste-a em modo de voo: capturar, recortar, aplicar filtros e guardar o PDF devem funcionar. Algumas apps precisam de uma transferência única antes de as funções offline ficarem disponíveis.
Os digitalizadores de documentos offline são mais privados?
Normalmente sim, porque os seus documentos não têm de ser enviados para serem digitalizados, o que significa menos cópias fora do seu dispositivo. O grau real de privacidade de uma app continua a depender do que mais faz, como sincronização com a nuvem ou recolha de dados, por isso verifique a política de privacidade.
As apps de digitalização enviam os meus ficheiros?
Algumas sim, outras não. As apps com sincronização na nuvem, reconhecimento de texto online ou contas online podem enviar as suas digitalizações; as apps pensadas para funcionar offline processam-nas no dispositivo. A política de privacidade e as definições da app dizem qual é o caso. O PDFDocify não envia os seus documentos.
Posso guardar PDF digitalizados diretamente no meu dispositivo?
Sim. A maioria das apps de digitalização guarda os PDF na app ou nos ficheiros do dispositivo. Se quiser que o ficheiro fique apenas no dispositivo, confirme que a pasta de destino não é sincronizada automaticamente com uma nuvem.
O OCR funciona offline?
Depende da app. Algumas reconhecem o texto diretamente no dispositivo, outras precisam de um servidor. O PDFDocify reconhece texto impresso offline. Saiba mais no nosso guia de OCR.
Posso digitalizar várias páginas sem acesso à internet?
Sim, com um digitalizador offline pode capturar várias páginas, reordená-las e guardá-las num único PDF sem ligação. Veja como digitalizar várias páginas para um único PDF.
A digitalização offline é totalmente segura?
Não. A digitalização offline evita enviar documentos para processamento, mas a segurança depende também do bloqueio do dispositivo, das atualizações, das cópias de segurança e das pessoas com quem partilha ficheiros. É uma parte importante da proteção dos documentos, não a solução completa.
Conclusão
A digitalização offline permite passar documentos sensíveis para formato digital sem os enviar: a página é capturada, processada e guardada como PDF no seu próprio dispositivo. Seja qual for a app que usa, perceba onde os seus documentos são processados e guardados, e combine a digitalização offline com um bloqueio de ecrã, partilhas cuidadosas e proteção com palavra-passe. Se procura um digitalizador pensado para funcionar offline, conheça o PDFDocify e inscreva-se na lista de espera para o lançamento.
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